一般运作流程如图所示。
　 

根据上述流程，条形码系统主要由下列元素构成： 
一、条形码编码方式
      依不同需求选择适当的条形码编码标准，如使用最普遍的EAN、UPC，或地域性的CAN、JAN等，一般以最容易与交易夥伴流通的编码方式最佳。
二、条形码打印机 (Barcode Printer)
      顾名思义是专门用来列印条形码标签的打印机，这些打印机大部份是应用在工作环境较恶劣的工厂中，而且必需能负荷长时间的工作时数，所以在设计时，特别相当重视耐用性及稳定性，以致於其价格也比一般打印机来得贵。有些公司也提供各式特殊设计的纸张，可供一般的雷射打印机及点阵打印机印制条形码。大多数条形码打印机是属於「热感式打印机」或是「热转式打印机」两种，其差别在於： 
热感式条形码机 (Thermal Printer)
      热感式条形码机的原理是将印字头加热，再运用热度与停留时间来促使感应纸显示出不同深浅的颜色。其优点是条形码品质佳、且价格较低廉，且一般热感式条形码机的体积可以制造到很小，不过其缺点是因为必须采用感光纸，感光纸不耐光线照射，易造成纸上条形码褪色，影响辨识率。
热转式条形码机 (Thermal Transfer Printer)
      热转式条形码机的列印原理，是将碳粉带加热後转印至纸上，故像雷射打印机般可采普通纸，条形码也较不容易因为光线照射而褪色，列印的品质比热感式更好，不过价格较高，且体积较大。 
此外，一般常用的打印机也可列印条形码，其中以雷射打印机的品质最好。目前市面上彩色打印机也相当普遍，而条形码在列印时颜色的选择也是十分重要的，一般是以黑色当作条色，如果无法使用黑色时，可利用青色、蓝色或绿色系列取代。而底色最好以白色为主，如果无法使用白色时，可利用红色或黄色系列代之。

各式打印机之比较

三、条形码扫描器(Barcode Reader ，或称Scanner)
      用以扫描条形码，读取条形码所代表字元、数值及符号的周边设备称为条形码扫描器。其原理是藉由电源激发「发光二极体」而射出一束红外线「扫描」条形码，由於空白会比线条反映回来更多的光度，藉由这些明暗关系，让光感应接收器的反射光有着不同的类比信号，然後再经由解码器译成资料。条形码扫描器的类型大致可分为下列几种： 
笔式扫描器(Wand，俗称光笔)
      是一种外型像笔的扫描器，使用时以机就物，即移动光笔去扫描物体上的条形码。光笔的价格大众化，但扫描的长度稍受限制，大约在32个字元左右，较适合一般小商店及个人使用。
固定式扫描器 (Fix-mount Scanner) 
为一种体积较大，价格较高的扫描系统，使用时以物就机，即机器固定，以物品的移动来扫描解码，适用於输送带或一般大型超市。
CCD扫描器 
      CCD(Change Coupled Device, 光耦合装置)扫描器采用发光二极体的泛光源照明整个条形码，再透过平面镜与光栅将条形码符号映射到由光电二极体组成的探测器阵列上，经探测器完成光电转换，再由电路系统对探测器阵列中的每一光电二极体依次采集信号，辨识出条形码符号，完成扫描。CCD扫描器的优点是操作方便，不直接接触条形码也可辨读，性能较可靠，寿命较长，且价格较雷射扫描器便宜。 
雷射扫描器 (Laser Scanner)
      藉由雷射光束的扫描来读取条形码的资料，由於它和光笔式扫描器一样，可自由移动到物体处扫描，因此条形码的长度在容许的范围下并不会受到限制，不过光笔一定要接触到条形码的表面才能辨读，雷射扫描器的扫描距离较光笔、CCD来得远，故在扫描时则可悬空划过条形码。  
编码器及解码器
      编码器(Encoder)及解码器(Decoder)是介於资料与条形码间的转换工具，编码器(Barcode Encoder)可将资料编成条形码。而解码器(Decoder)要原理是由传入的类比讯号分析出黑、白线条的宽度，然後根据编码原则，将条形码资料解读出来，再经过电子元件的转换後，转成电脑所能接受的数位讯号。
应用程式介面(API)
      负责处理应用程式与条形码化的介面，以供应用程式处理条形码，达到商业自动化的目的。